Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Kauhavan Naisvoimistelijat ry
Y-tunnus: 2305852-0
Osoite: Hannuksentie 135, 62200 Kauhava
Sähköposti: movekauhava@gmail.com
Yhteyshenkilö:
Hanna Välimaa, puheenjohtaja
Puhelin: 0407154481
Sähköposti: movekauhava@gmail.com
Rekisterit
- Jäsenrekisteri
- Valmentaja-, ohjaaja- ja luottamushenkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on hallinnoida ja ylläpitää jäsenten, luottamushenkilöiden ja muiden toimintaan osallistuvien henkilötietoja jäsenyyden tai muun sopimussuhteen aikana, sekä toteuttaa markkinointia ja viestintää. Tietoja voidaan käyttää myös tapahtumien ja koulutusten järjestämiseen sekä niiden dokumentointiin.
Käsittelyn perusteet:
- Lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä (jäsenet).
- Sopimuksen täytäntöönpano ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhteistyökumppanit).
- Yhdistyslain velvoite (luottamushenkilöt).
- Rekisteröidyn suostumus (markkinointi ja kuvien julkaisu).
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja tarpeen mukaan:
- Etu- ja sukunimi
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot
- Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
- Sukupuoli
- Rekisteröitymistiedot (esim. käyttäjätunnus, salasana)
- Luvat (esim. markkinointi- ja viestintäluvat)
- Jäsensuhdetta koskevat tiedot (maksut, laskut, tilaukset)
- Kuvien julkaisulupa markkinointi- ja viestintätarkoituksiin (esim. verkkosivut, Facebook, Instagram, Snapchat, LinkedIn)
- Ilmoittautumiset ja läsnäolot tunneilla
Tietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään seuraavilta tahoilta:
- Rekisteröidyt itse (jäsenet, huoltajat)
- Valmentajat ja ohjaajat
- Sähköiset lomakkeet, sähköposti, puhelin
Tietojen suojaus
- Tiedot tallennetaan suojattuun järjestelmään, johon on pääsy vain tehtävään nimetyillä henkilöillä.
- Käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat.
- Työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
- Ulkopuolelle lähetettävät tiedot salataan.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
- Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
- Suomen Voimisteluliitolle luovutetaan jäsenrekisteritietoja tilastointia varten.
Henkilötietojen säilytysaika
- Jäsentiedot: niin kauan kuin jäsenyys on voimassa
- Osallistujatiedot: enintään 10 vuotta viimeisestä osallistumisesta.
- Suostumukseen perustuvat tiedot: niin kauan kuin suostumus on voimassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Saada tieto henkilötietojen käsittelystä
- Tarkastaa itseään koskevat tiedot
- Oikaista virheellisiä tai puutteellisia tietoja
- Poistaa tietonsa (huom. osallistumisoikeus voi samalla poistua)
- Peruuttaa suostumuksensa
- Vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun edun perusteella
- Siirtää tietonsa toiseen järjestelmään
- Pyytää käsittelyn rajoittamista
Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen movekauhava@gmail.com. Kauhavan Naisvoimistelijat ry voi pyytää lisäselvityksiä ja henkilöllisyyden todentamista ennen pyynnön käsittelyä.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että tietoja on käsitelty lainvastaisesti. Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Pakolliset tiedot ja seuraamukset niiden puuttumisesta
Pakollisia tietoja ovat muun muassa:
- Luottamushenkilöiltä yhdistyslain mukaiset tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot)
- Sopimuskumppaneilta: perustiedot, tarvittaessa henkilötunnus
- Palkanmaksun kannalta välttämättömät tiedot (henkilötunnus)
- Allergiatiedot tapahtumia varten (rekisteröidyn terveyden turvaamiseksi)
Tietojen antamatta jättäminen voi estää:
- Sopimuksen täytäntöönpanon
- Osallistumisen tapahtumaan
Yhteydenotot
Pyynnöt ja kysymykset voi toimittaa:
Sähköpostitse: movekauhava@gmail.com
Kirjeitse tai henkilökohtaisesti:
Kauhavan Naisvoimisteijat ry / Move Kauhava
Hannuksentie 135, 62200 Kauhava
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä selostetta voidaan päivittää lainsäädännön tai toiminnan muuttuessa.
Viimeksi päivitetty: 5.8.2026